Das Max-Planck-Institut für Festkörperforschung (MPI-FKF) in Stuttgart ist ein weltweit anerkanntes Spitzeninstitut für die Erforschung kondensierter Materie mit rund 400 Beschäftigten. Das Institut beherbergt mehrere bahnbrechende Forschungsprojekte zu den Themen Quantenmaterialien, Nanowissenschaften und Energieforschung in einem lebendigen, interdisziplinären und multikulturellen Arbeitsumfeld mit Zugang zu weltweit einzigartigen Forschungseinrichtungen.

Das MPI-FKF sucht für seine Geschäftsstelle (Institute Management):


International Officer/Personal Assistant (w/m/d)

Die Geschäftsstelle des Instituts ist eine schlanke, interdisziplinäre Management-Abteilung, die das leitende Institutskollegium bei strategischen Entscheidungen und zentralen Management-Themen unterstützt. Eine Schlüsselposition in der Geschäftsstelle ist das International Office, das Themen rund um Visa, Aufenthaltserlaubnis und Onboarding betreut. Die Stelle umfasst zudem Aufgaben als Personal Assistant.

Ihr Aufgabengebiet:

als International Officer:

  • Sie unterstützen unsere Forschenden bei der Beantragung von Visa und Aufenthaltstiteln und unterstützen das Onboarding. Dabei gleichen Sie internationale Hochschulabschlüsse mit den rechtlichen Anforderungen ab (Anabin).
  • Schriftverkehr mit verschiedenen Behörden, insbesondere Ausländerbehörde und konsularischen Vertretungen.
  • Sie beraten und unterstützen unsere internationalen Forschenden umfassend zu Themen wie Kindergeld, Krankenversicherung u.a..
  • Enge Abstimmung mit Forschenden, Gruppenleitungen, unseren Graduiertenschulen, Verwaltung und Institutsleitung
  • Sie stellen Informationen für Forschende im Intranet und in gedruckter Form bereit.
  • Organisation von Informationsveranstaltungen für internationale Gäste und Koordination interkultureller Trainings.
  • Sie vernetzen sich mit anderen Max-Planck-Instituten und Forschungseinrichtungen.

als Personal Assistant der Geschäftsleitung:

  • Sie entlasten den Leiter der Geschäftsstelle bei den täglichen Aufgaben.
  • Koordination von Veranstaltungen sowie Terminplanung und –überwachung
  • Sie führen internen Schriftverkehr mit unseren Promovierenden und bereiten die Erstattung von Anreisekosten aus dem Ausland vor.
  • Pflege verschiedener Listen
  • Bei Bedarf übernehmen Sie kurzfristig Sonderaufgaben.

Ihr Profil:

  • Eine abgeschlossene Berufsausbildung (z.B. kaufmännisch, Fremdsprachen-Korrespondenz, Übersetzer [je w/m/d]) oder Bachelor.

  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

  • Interkulturelle Kompetenz und Offenheit

  • Ausgeprägte Serviceorientierung

  • Eigenständige und pragmatische Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit

  • Gutes Verständnis für administrative Abläufe

  • Sicheren Umgang mit Standardsoftware und Web-Anwendungen

  • Kenntnisse des Aufenthaltsrechts sind erwünscht.

  • Erfahrungen in einem Forschungsumfeld sind von Vorteil.

Unser Angebot:

Freuen Sie sich auf eine international vernetzte renommierte Forschungseinrichtung. Das MPI-FKF liegt in Stuttgart-Büsnau und ist mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz angebunden. Wir bieten Ihnen ein sehr gutes Arbeitsumfeld mit kurzen Kommunikationswegen und gute Entwicklungsmöglichkeiten einschließlich umfassender Schulungsangebote.

Darüber hinaus fördern wir die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf, bieten Möglichkeiten zur flexiblen Gestaltung der Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten sowie einen Zuschuss zum Job-Ticket.

Die Stelle ist unbefristet und grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Die Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem TVöD (Bund).


Bewerbung:

Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 31.03.2024.

Wenn Sie diese attraktive Aufgabe mit guten Perspektiven reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, aktueller CV, Zeugnisse und Nachweise) ausschließlich über unser Online Bewerbungsportal ein.

Online-Bewerbung